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Riportiamo il testo della nota della Segreteria del Dipartimento del 27 luglio 2017 quale orientamento per una corretta applicazione sul diritto di accesso agli atti.

In considerazione degli specifici quesiti che continuano a pervenire, si rende utile fornire il seguente orientamento per una più corretta applicazione della normativa sul diritto di accesso·di cui alla legge 241/1990, in presenza di istanze che abbiano ad oggetto documenti compendio di informazione preventiva alle organizzazioni sindacali, ex art 25 del D.P.R. n. 164/2002.

In via preliminare, si rende necessario sottolineare che, come noto, nel più corretto e trasparente esplicarsi dei rapporti sindacali, "ad esclusione dei casi in cui il contratto [ ... ] applicabile preveda espressamente che l'informazione sindacale abbia ad oggetto anche dati nominativi per verificare la corretta attuazione di taluni organizzativi, l'Amministrazione" fornisce alle organizzazioni richiedenti, in via generale, dati numerici o aggregati.

Inoltre, come precisato anche nelle "Linee Guida in materia di trattamento dei dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico" (Deliberazione del Garante per la protezione dei dati personali n. 23 del 14 giugno 2007), rimane impregiudicata la possibilità, per l'O.S. interessata ai dati "nominativi", di esercitare il diritto di accesso nel rispetto delle condizioni, dei limiti e delle modalità previste dalla legge e, dunque, a condizione che l'istanza venga adeguatamente motivata consentendo all'Amministrazione di riconoscere la eventuale presenza di un interesse qualificato all'ostensione dei documenti in suo possesso.

Fatta tale necessaria premessa, e con espresso riferimento agli atti di cui al richiamato art. 25 D.P.R. 164/2002 (ordine di servizio giornaliero, programmazione settimanale, programmazioni di turni di lavoro straordinario, riposo compensativo, programmazione dei turni reperibilità), è ormai consolidato orientamento che detti documenti, già ostensibili secondo le disposizioni vigenti (art. 5 e 19 A.N.Q. 31/07/2009), non possono essere sottratti all'accesso da parte delle organizzazioni sindacali, ancorchè esperito temporalmente al di fuori delle procedure di cui alle norme appena sopra.

Resta fermo il principio, formatosi in base ad un consolidato indirizzo giurisprudenziale, secondo cui oggetto delle richieste possono essere esclusivamente i documenti esistenti e direttamente consultabili senza un preventivo lavoro di analisi, e ciò anche in ragione dell'art. 2 del D.P.R. n. 184/2009, laddove è previsto che "la pubblica amministrazione non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fìne di soddisfare le richieste di accesso".

Infine, circa la possibilità di accesso alla documentazione relativa al c.d. straordinario "emergente", si richiama la circolare n. 557/RS/01/15911422 del 5 agosto 2004, concemente il parere della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi della Presidenza del Consiglio dei Ministri, che in merito alle istanze sindacali volte ad acquisire elementi conoscitivi in ordine a tali specifiche prestazioni lavorative ha ritenuto di consentirne una parziale conoscibilità fornendo, esclusivamente, il dato numerico complessivo delle ore effettuate, vietando quindi ogni riferimento nominativo che possa ricondurre all'identità del personale impiegato in conto straordinario emergente.

Si confida nella consueta collaborazione delle SS.LL affinché vengano osservati i criteri qui indicati.

Roma, 27 luglio 2017

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